Kurz erklärt
  • Buchführungs- und Meldepflichten bestehen unabhängig davon, ob eine Steuerlast entsteht.
  • Eine ausländisch gehaltene US Single-Member LLC muss jährlich Form 5472 mit einer Pro-forma-Erklärung einreichen.
  • Für ein nicht eingereichtes Form 5472 sieht die US-Finanzverwaltung eine Strafe von 25.000 USD vor.
  • US-Gesellschaften mit Auslandskonten über 10.000 USD in Summe unterliegen der FBAR-Meldepflicht.
  • In den VAE gilt seit 2023 eine Corporate Tax mit Registrierungspflicht und Abgabefrist nach dem Geschäftsjahr.
  • Hong Kong verlangt geprüfte Jahresabschlüsse, EU-Gesellschaften eine Offenlegung des Jahresabschlusses.
  • Welche Pflichten konkret gelten, hängt von Rechtsform und Sitzstaat ab und gehört in die Betreuung durch zugelassene Fachleute.

Welche Pflichten überall gelten

Jede Gesellschaft muss ihre Geschäftsvorfälle nachvollziehbar erfassen, Belege aufbewahren und in der Regel jährlich etwas einreichen, sei es eine Steuererklärung, ein Jahresabschluss oder eine Informationsmeldung. Das gilt auch dann, wenn die Gesellschaft im Sitzstaat keine Steuer zahlt, denn die Erklärungspflicht ist von der Steuerpflicht unabhängig. Wer keine Bücher führt, kann eine Offshore-Position im Zweifel nicht belegen und verliert sie damit.

US LLC: Form 5472, State Filings und FBAR

Eine von einer nicht US-ansässigen Person gehaltene Single-Member LLC gilt für Zwecke der Meldepflicht als eigenständige Einheit und muss jährlich Form 5472 zusammen mit einer Pro-forma-Erklärung einreichen, in der Transaktionen mit dem Gesellschafter offengelegt werden. Für Versäumnisse sieht die US-Finanzverwaltung eine Strafe von 25.000 USD vor. Hinzu kommen der jährliche Report oder die Franchise Tax des jeweiligen Bundesstaats sowie die FBAR-Meldung, wenn ausländische Konten der LLC in Summe 10.000 USD übersteigen.

VAE: Corporate Tax und laufende Pflichten

Die Vereinigten Arabischen Emirate haben mit Geschäftsjahren ab Juni 2023 eine Corporate Tax eingeführt, verbunden mit einer Registrierungspflicht bei der Steuerbehörde und einer jährlichen Erklärung nach Ende des Geschäftsjahres. Für Freezone-Gesellschaften gelten besondere Regeln, die an qualifizierende Tätigkeiten und Substanz anknüpfen. Buchführung ist damit auch dort verpflichtend, wo sie in der Vergangenheit als verzichtbar galt.

Hong Kong, Singapur und EU-Gesellschaften

Hong Kong verlangt von jeder Gesellschaft einen von einem lokal zugelassenen Wirtschaftsprüfer testierten Jahresabschluss, der mit der Profits Tax Return eingereicht wird. Singapur kennt jährliche Einreichungen beim Register und bei der Steuerbehörde mit größenabhängigen Erleichterungen. EU-Gesellschaften müssen Jahresabschlüsse aufstellen und je nach Land offenlegen, wobei Fristen und Sanktionen deutlich strenger gehandhabt werden als vielfach angenommen.

Was operativ tatsächlich gebraucht wird

Erforderlich sind vollständige Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kontoauszüge aller Konten und Zahlungsdienstleister, Verträge mit Kunden und Dienstleistern sowie eine saubere Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Ausgaben. Nützlich ist eine Buchhaltungssoftware mit Anbindung an Konten und Zahlungsanbieter, weil manuelle Nacherfassung die häufigste Fehlerquelle ist. Fremdwährungen sollten konsistent nach einem nachvollziehbaren Kursverfahren umgerechnet werden.

Wann es teuer wird

Teuer wird es weniger durch Steuern als durch Fristversäumnisse: Verspätungszuschläge, Strafzahlungen, Zwangsgelder und im Extremfall die Löschung der Gesellschaft aus dem Register. Hinzu kommen Folgeprobleme wie gesperrte Konten, weil Banken aktuelle Jahresabschlüsse und Registerauszüge anfordern. Die Nacharbeit mehrerer Jahre kostet in der Praxis ein Vielfaches der laufenden Betreuung.

Häufige Fehler

Der häufigste Fehler ist die Annahme, ohne Steuerlast entfielen die Erklärungspflichten. Der zweite ist das Sammeln von Belegen erst zum Jahresende, was Wechselkurse, Zuordnungen und fehlende Rechnungen zum Problem macht. Der dritte ist die Vermischung privater und geschäftlicher Zahlungen, die im Ergebnis die Trennung zwischen Gesellschaft und Person infrage stellt.

Abgrenzung: Buchhaltung, Steuererklärung und Audit

Buchhaltung ist die laufende Erfassung, die Steuererklärung die jährliche Meldung an die Finanzverwaltung und der Audit die unabhängige Prüfung des Abschlusses. Nicht jedes Land verlangt alle drei Ebenen, Hong Kong etwa verlangt den Audit ausnahmslos, während viele EU-Staaten größenabhängige Befreiungen kennen. Die Kostenplanung sollte alle drei Ebenen berücksichtigen und nicht nur die Gründungskosten.

Nächste Schritte

Sinnvoll ist eine Übersicht aller Gesellschaften mit Geschäftsjahr, Fristen, zuständigen Behörden und benötigten Unterlagen, ergänzt um feste Zuständigkeiten. Wer diese Übersicht einmal sauber aufsetzt, reduziert den laufenden Aufwand erheblich. Die Umsetzung gehört zu zugelassenen Buchhaltern und Steuerberatern in den jeweiligen Sitzstaaten.

Häufige Fragen

Muss eine US LLC ohne Steuerlast trotzdem etwas einreichen?
Ja. Eine von einer nicht US-ansässigen Person gehaltene Single-Member LLC muss jährlich Form 5472 mit einer Pro-forma-Erklärung einreichen, unabhängig davon, ob Steuer anfällt. Hinzu kommen die Pflichten des jeweiligen Bundesstaats.
Wie hoch ist die Strafe für ein nicht eingereichtes Form 5472?
Die US-Finanzverwaltung sieht dafür eine Strafe von 25.000 USD vor. Sie kann sich bei fortgesetzter Nichteinreichung erhöhen, weshalb die Frist konsequent überwacht werden sollte.
Wann muss ein FBAR abgegeben werden?
Wenn der Gesamtwert aller ausländischen Finanzkonten zu irgendeinem Zeitpunkt im Jahr 10.000 USD übersteigt. Die Pflicht trifft US-Personen, wozu auch in den USA gegründete Gesellschaften wie eine LLC gehören können.
Braucht eine Freezone-Gesellschaft in Dubai Buchhaltung?
Ja. Seit Einführung der Corporate Tax mit Geschäftsjahren ab Juni 2023 bestehen Registrierungs-, Buchführungs- und Erklärungspflichten. Besondere Regeln für Freezone-Gesellschaften knüpfen an qualifizierende Tätigkeiten und Substanz an.
Welche Belege muss ich für eine Auslandsfirma aufbewahren?
Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kontoauszüge aller Konten und Zahlungsdienstleister, Verträge sowie Nachweise über Zahlungsflüsse. Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Sitzstaat und sollten dort geprüft werden.
Kann ich die Buchhaltung meiner Auslandsfirma selbst machen?
Technisch ja, praktisch scheitert es meist an Fristen, Formularen und lokalen Besonderheiten. Sinnvoll ist eine Aufteilung, bei der die laufende Erfassung intern erfolgt und Abschluss sowie Einreichungen von zugelassenen Fachleuten übernommen werden.
Was passiert bei versäumten Fristen?
Je nach Land drohen Verspätungszuschläge, Strafzahlungen, Zwangsgelder und im Extremfall die Löschung der Gesellschaft. Zusätzlich verlangen Banken aktuelle Unterlagen, sodass fehlende Abschlüsse zu Kontoproblemen führen können.
Brauche ich für jede Gesellschaft eine eigene Buchhaltung?
Ja. Jede Gesellschaft ist eine eigene Rechtseinheit mit eigenem Rechenwerk, eigenen Konten und eigenen Abschlüssen. Eine Zusammenfassung mehrerer Gesellschaften in einer Buchhaltung ist nicht zulässig.
Tom Blankenhorn
Zero Tax Residency

Tom Blankenhorn

Verantwortet dieses Thema im Apatridus Expertennetzwerk. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Einordnung und ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Apatridus entwickelt Strategien und vermittelt die Umsetzung, die Beratung erbringen zugelassene Partner.